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金融企業業務檔案管理規定

金融企業業務檔案管理規定

(檔發20153 國家檔案局201555日通過  201571日起施行 

第一章   

第一條  為規范金融企業業務檔案管理,依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證法》等相關法律,結合金融企業業務工作實際,制定本規定。

第二條  本規定所稱金融企業業務檔案,是指金融企業在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業務辦理及服務活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。

第三條 本規定適用于在中華人民共和國境內依法設立的下列金融機構:

(一)政策性銀行、商業銀行、農村合作銀行,城市信用合作社,農村信用合作社。

(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設立的從事資產管理業務的子公司。

(三)保險集團(控股)公司、保險公司、保險資產管理公司、保險專業中介機構。

(四)信托公司、金融資產管理公司、企業集團財務公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經紀公司。

(五)從事匯兌業務、支付清算業務和基金銷售業務的公司。

(六)其他經批準從事金融業務活動的企業。

第四條  金融企業業務檔案對維護金融企業和客戶利益,保護消費者權益,防控金融風險,打擊經濟犯罪,保障國家經濟安全,促進經濟和社會發展等具有十分重要的作用,是金融企業檔案的重要組成部分,是企業管理的基礎,應由企業檔案部門實行集中統一管理。

第五條  各級檔案行政管理部門根據職責負責金融企業業務檔案工作的指導、監督和檢查;各級金融業務監督管理機構及其派出機構負責將金融企業業務檔案管理工作納入金融業務監督管理制度、流程,與業務同監管。

第六條  金融企業檔案部門或檔案工作歸口管理部門(以下統稱“檔案部門”)負責對本企業業務檔案工作進行統籌規劃、監督、指導和檢查,各相關業務部門配合檔案部門組織實施。金融企業所屬各分支機構檔案部門負責本分支機構業務檔案管理工作,并對所屬分支機構的業務檔案工作進行監督、指導和檢查。

第七條  金融企業應建立健全統一的業務文件材料歸檔管理制度;將業務文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業務工作流程,列入業務工作或項目計劃,列入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制,列入企業考核體系和獎懲制度,確保業務文件材料的完整歸檔。

第八條  金融企業應當建立健全業務檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關制度,確保業務檔案的真實、完整、有效和安全,滿足企業在證據、責任、信息、存史等方面的需要。

第九條  金融企業應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為,進行相應的懲處。

第十條  金融企業業務檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能,并定期接受業務培訓。

第二章   業務文件材料的整理與歸檔

第十一條  金融企業應依據法律、行政法規、國務院金融監督管理部門和檔案行政管理部門的規章和規范性文件的要求,結合業務工作流程,制定本企業業務文件材料的歸檔范圍和業務檔案的保管期限表;當業務范圍或工作流程發生變化時,應及時修訂完善。

歸檔范圍和保管期限的確定,應滿足國家對金融活動的監管要求以及維護企業利益和客戶權益的需求;業務檔案保管期限不得短于相關法律、法規明確規定的保管期限;電子業務檔案的保管期限不短于同類紙質檔案的保管期限。

第十二條  金融企業檔案部門應當按照遵循文件材料形成規律、保持文件材料之間的有機聯系、便于保管和查找利用的原則,依據國家有關規定研究確定業務文件材料歸檔整理和分類編號方法,制訂相關標準并保持相對穩定。

第十三條  金融企業業務部門應當按照有關規定,將應當歸檔文件材料按要求進行整理、立卷,定期移交本企業檔案部門集中管理,并辦理歸檔交接手續。

具體歸檔時間可根據業務工作特點確定,除國家另有規定外,最遲不應超過次年1231日。

第十四條  金融企業文件材料歸檔一般一式一份,比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當增加份數。

第十五條  業務文件材料中屬于企業管理類的文件材料,原件存入管理類檔案,在與之相關的業務檔案中可存放復印件并標明互見號。

第十六條  金融企業應當按國家有關規定進行檔案著錄。

第十七條  紙質和電子文件同步歸檔的,在文件內容、相關說明及描述上應保持一致;僅為電子載體形式的業務檔案,須遵照國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規定和標準執行。

第十八條  金融企業建設業務信息系統時,應當有檔案部門參與,由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關需求,確保所形成電子文件能夠歸檔,歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

第十九條  業務工作人員崗位變動時,應當及時辦理移交所負責業務工作的文件材料,并清退借閱未還的檔案。

第二十條  國內依法投資設立的金融企業有海外機構的應當建立海外機構業務檔案管理制度。

第三章   業務檔案的管理

第二十一條  金融企業應當配備符合檔案保護和安全管理要求的業務檔案保管裝具和庫房,并保證庫房設施設備的正常運轉。

第二十二條  金融企業應當按有關要求做好電子業務檔案的存儲和安全管理,保證電子業務檔案的真實、完整、安全和可用,并對重要業務檔案進行異質、異地備份,確保業務檔案安全。金融企業對檔案信息安全負最終責任。

第二十三條  金融企業將業務檔案管理外包的,應當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質。在簽訂合同協議時,應當明確有關檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款,以保障業務檔案的安全與利用。

嚴禁將涉及國家秘密的業務檔案外包或委托任何社會中介機構保管。

第二十四條  金融企業檔案部門應做好業務檔案管理的統計工作和對統計數據的研究利用,保證統計數據的完整性、準確性和連續性。

第二十五條  金融企業應當建立業務檔案管理信息系統,逐步提高對電子業務檔案的管理水平。業務檔案管理信息系統的功能應當符合國家有關規定。

第四章  業務檔案的利用、鑒定與處置

第二十六條  金融企業應當編制業務檔案檢索工具,方便業務檔案的檢索與查詢。

第二十七條  金融企業應當對業務檔案的查閱利用進行登記,對超權限利用應履行審批手續。

第二十八條  金融企業檔案部門應積極開展業務檔案的提供利用服務工作,加強對業務檔案的編研開發,滿足企業金融業務活動和管理工作的需要。

金融企業必須為有關業務監管部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的業務檔案。

第二十九條  金融企業應當成立由主管領導、檔案部門和業務部門人員組成的檔案鑒定小組,對到期的業務檔案按照有關規定進行鑒定并形成鑒定報告;對確已失去保存價值的到期業務檔案,由企業負責人審批簽字后方可予以銷毀。銷毀檔案應在指定地點并有專人負責監督。對被銷毀的檔案應當登記造冊,并與鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結清債權債務或有其他未了事項的業務檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業務檔案應當延長保管期限。

第三十條  金融企業因各種原因變更、終止的,應當按國家有關規定對業務檔案進行妥善處置。

第三十一條  未經檔案行政管理部門許可,金融企業不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業務檔案攜帶出境。

第五章   

第三十二條  本規定由國家檔案局負責解釋,自201571日起施行。 

檔發20153

 

國家檔案局關于印發《金融企業業務檔案管理規定》的通知

    各省、自治區、直轄市檔案局,計劃單列市檔案局,新疆生產建設兵團檔案局,各有關企業:

經商中國銀行業監督管理委員會、中國證券監督管理委員會、中國保險監督管理委員會同意,現將《金融企業業務檔案管理規定》印發給你們,請遵照實施。

 

國家檔案局

201555



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