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歸檔文件整理規則

中華人民共和國標準
DA/T22?2000
The Arrangement Rule d Filing DocumentS
l范圍
本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。
2定義
本標準采用下列定義。
2.l歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
2.2歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化的過程。
2.3件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復制件為一件,轉發文與被轉發文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件。來文與復文可為一件。
3整理原則
遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管和利用。
4質量要求
4.1歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整;字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5整理方法
5,1裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。
5、2分類歸檔文件可以采用年度??機構(問題)??保管期限或保管期限??年度??機構(問題)等方法進行分類。
同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3按機構(問題)分類
將文件按期形成或承辦機構(問題)分類。本項可以視情況予以取舍。
5.3排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容,歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項,并可設置機構(問題)等選擇項(見圖AI。圖例中“*”號欄為選擇項,不選用時無須印制。以下同)。
5.4.l全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2年度:文件形成年度,以四位阿拉伯數字標注公元紀年,如 1978。
5.4.3保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4件號:文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號,分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為:在分類方案的最低一級類自內,按文件排列順序從“廣開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5機構(問題):作為分類方案類目的機構(問題)名稱或規范化簡稱。
5.5編號
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1歸檔文件應逐件編入目錄。來文與復文作為一件時,只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、負數、備注等項目(見圖A2)。
5.5.1.l件號:填寫室編件號。
5.5.1.2責任者:制發文件的組織或個人,即文件的發文機關和署名者。
5.5.1.3文號:文件的發文字號。
5.5.1.4題名:文件標題。沒有標題或標題不規范的,可自擬標題,外加“[]”號。
5.5.1.5日期:文件的形成時間,以8位阿拉伯數字標注年月 日,如 19990909。
5.5. 1.6頁數:每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7備注:注釋文件需說明的情況。
5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型(長X寬為 297mm x 210mm)。
5.5.3歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄片面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位名稱,填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
5.6裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1檔案盒
5 6.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒外形尺寸為 310mm x220mm(長x寬),盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等〔見圖A4a〕。
5.6.1.2檔案盒應根據擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置全宋號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項,并可設置機構(問題)等選擇項(見圖 A4b圖 A4c)。其中,起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號,中間用“一”號連接;盒號即檔案盒的排列順序號,在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6 1.3檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2備考表
備考表項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期(見圖A5),置于盒內文件之后。
5.6.2.l盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出。銷毀等情況。
5.6.2.2整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.1.4日期:歸檔文件整理完畢的日期。 
附錄(略)
 
(來源:http://61.135.203.75/xxgk/2013-03/04/content_23400_2.htm



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